Reglement for anskaffelser

Det er især viktig å sikre at hensynet til forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom innkjøpsprosessen. I tillegg har reglementet til hensikt å sikre en systematisk, korrekt og ensartet behandling av forespørsel og bestilling av varer og tjenester samt sikre likebehandling av høgskolens leverandører.

Reglementet er godkjent av KHiBs styre 24. november 2009.

Last ned dette dokumentet som PDF:

Reglement for anskaffelser ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen

1. Hjemmelsgrunnlag
Reglementet er utarbeidet med hjemmel i Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universitet og høgskoler og Hovedregler for økonomiforvaltningen ved KHiB (vedtatt i styret 23.02.06).

Reglementet supplerer følgende regelverk og dokumenter:

• Lov om offentlige anskaffelser
• Forskrift om offentlige anskaffelser
• Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten
• Hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved universitet og høgskoler
• Hovedregler for økonomiforvaltningen ved KHiB
• Budsjettfullmakter og intern kontroll ved KHiB
• Forvaltningslovens habilitetsbestemmelser
• Etiske retningslinjer

2. Hensikt
KHiBs reglement for anskaffelser har til hensikt å sikre at lov og forskrift for offentlige anskaffelser etterleves. Det er især viktig å sikre at hensynet til forutsigbarhet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom innkjøpsprosessen. I tillegg har reglementet til hensikt å sikre en
systematisk, korrekt og ensartet behandling av forespørsel og bestilling av varer og tjenester samt sikre likebehandling av høyskolens leverandører.

3. Organisering av innkjøpsfunksjonen
Organiseringen av innkjøp ved KHiB er basert på prinsippet om desentralisert utøvelse, der
myndighet til å anskaffe varer og tjenester følger av delegering av budsjettmyndighet til de enkelte
enheter:

• Styret fastsetter mål og strategi og vedtar reglement for innkjøpsvirksomheten.
• Høgskoledirektør har det overordnede ansvar for innkjøpsvirksomheten.
• Økonomienheten har ansvar for å vedlikeholde reglement og utforme nødvendige interne rutiner og prosedyrer, samt ivareta kontrollfunksjonen for innkjøpsvirksomheten.
• Budsjettenhetene har det operasjonelle ansvar for innkjøp - delegert iht. gjeldende budsjettfullmakter. For alle innkjøp som overstiger krav til protokollføring (kr 100.000 eks mva) skal økonomienheten konsulteres.

4. Myndighet og ansvar
Fullmakt til anskaffelse av varer og tjenester er en del av budsjettdisponeringsmyndigheten slik dette er beskrevet i økonomireglement for staten og fastsatt i kunsthøgskolens øvrige styringsdokumenter. Fullmakt kan delegeres der hvor det er hensiktsmessig og forsvarlig. Delegering skal skje skriftlig og beskrive klare rammer som den ansvarlige må holde seg innenfor.

5. Grunnleggende krav
Enhver med fullmakt til å foreta innkjøp for KHiB har plikt til å utnytte den økonomiske konkurransen som finnes i markedet. Vedkommende skal utøve god forretningsskikk og høy etisk standard. Det er forbud mot diskriminering ved fastsetting av urimelige og partiske kriterier, standarder eller tekniske spesifikasjoner. Innkjøpsprosessen skal dokumenteres skriftlig og være etterprøvbar.

6. Habilitet og etiske retningslinjer
Forvaltningslovens bestemmelser om habilitet gjelder fullt ut i innkjøpssaker. Det gir begrensninger i forhold til hvem som kan konkurrere om salg til KHiB. Det vises til KHiBs etiske retningslinjer og forskrift om offentlige anskaffelser. Ansatte har ikke
anledning til å motta gaver som kan påvirke mottakers tjenestelige handlinger. Dette anses som brudd på Tjenestemannsloven. Tvilstilfeller forelegges nærmeste overordnede.

7. Bruk av rammeavtaler
På de produkt- og tjenesteområdene kunsthøgskolen har inngått rammeavtaler, enten fellesavtaler i UHsektoren eller rammeavtaler KHiB har inngått alene eller i samarbeid med andre, skal avtalen anvendes såfremt denne dekker det aktuelle innkjøpsbehovet.

8. Planleggingsperspektiv
I planleggingen av innkjøpet og utarbeidelse av konkurransegrunnlaget skal det tas hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av kjøpet.

9. Valg av anskaffelsesprosedyre
Ethvert innkjøp skal, uansett metode, så langt det er mulig baseres på konkurranse. Konkurranse mellom ulike leverandører forutsettes å gi bedre kvalitets- og prisbetingelser for KHiB.

Før innkjøpsprosessen starter må anskaffelsens verdi vurderes. Anskaffelsens verdi har betydning for hvilken prosedyre som skal benyttes (direkte kjøp, offentlig kunngjøring, konkurranse med forhandling, nasjonalt anbud eller EØS-anbud), jfr. forskrift om offentlige anskaffelser.

For ulike beløpsgrenser/ terskelverdier kreves det ulike anskaffelsesprosedyrer. For alle innkjøp over kr 100.000 eks. mva. kreves det at økonomienheten involveres i forkant. Reglementet skal suppleres med ulike prosedyrer knyttet til følgende beløpsgrenser/terskelverdier (alle beløp eks. mva):

• Kjøp under kr 100.000.
• Kjøp mellom kr. 100.000 og kr 500.000.
• Kjøp over kr 500.000.

Les mer om rutiner og fremgangsmåter for de ulike beløpsgrensene

Anskaffelser og beløpsgrenser (PDF)

10. Anskaffelsesprotokoll
Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle innkjøp over kr 100 000 eks. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen.

Last ned anskaffelsesprotokoll her:

Anskaffelsesprotokoll for innkjøp over 100 000

11. Skatteattest og HMS-egenerklæring
For alle anskaffelser over kr 100.000 eks. mva. skal kunsthøgskolen som oppdragsgiver kreve at alle norske leverandører som leverer tilbud fremlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. For arbeid som utføres i Norge skal KHiB som oppdragsgiver kreve at den valgte leverandøren fremlegger egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet (HMS).

12. Arkivering
Originale dokumenter for innkjøp som overstiger grensen for protokollføring (dvs. kr 100.000 eks mva) skal
arkiveres sentralt. Slike dokumenter vil være: anskaffelsesprotokoll, tilbuds-/anbudsgrunnlag,
anbud/tilbud og avtale/bestilling. Kopi av anskaffelsesprotokoll og avtaledokument skal sendes til
økonomienheten. Den enhet som har gjennomført innkjøpet bør beholde kopi av alle dokumenter.

13. Virkeområde
Reglementet for innkjøp gjelder for alle ansatte ved KHiB som er delegert fullmakt til å forplikte kunsthøgskolen økonomisk.

14. Garanti
I samråd med økonomienheten er det brukers ansvar å sørge for at leverandørens forpliktelser i garantiperioden blir etterlevd.

15. Ikrafttredelse
Dette reglement trer i kraft etter vedtak i KHiBs styre.

Les også:

Mål og strategi for anskaffelser ved Kunst- og designhøgskolen i Bergen