Instruks for styret ved Kunsthøgskolen i Bergen

Besluttet av styret for Kunsthøgskolen i Bergen den 23.11.2010 med hjemmel i lov om universiteter og høyskoler av 01.04.05 nr. 15. Erstatter forretningsorden fastsatt av styret den 23.01.97.

1 Formål

Formålet med instruksen er å beskrive styrets arbeidsform, rolle og ansvar, samt å sikre at styrebehandlingen skjer i samsvar med lov om universiteter og høgskoler.

2 Styrets ansvar og rolle

2.1 ) Styret er kunsthøgskolens øverste organ, og har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet.

Styret har ansvar for at kunsthøgskolen drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet.
Ved utøvelsen av styrevervet, skal styremedlemmene alltid ivareta kunsthøgskolens interesser.

2.2 ) Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet, samt fastsette mål og resultatkrav.

2.3 ) Styret selv fastsetter virksomhetens organisering på alle nivå.

2.4 ) Styret skal føre tilsyn med institusjonens daglige ledelse og fastsette instruks for denne.

2.5 ) Alle beslutninger som treffes av andre enn styret, treffes etter delegasjon og på styrets ansvar.
3 Styrets sammensetning

Styret består av 11 medlemmer, hvorav tre er valgt blant faglig ansatte, ett er valgt av teknisk/ administrativt ansatte, to er valgt av studenter og fire eksterne medlemmer oppnevnt av departementet. Rektor er styreleder, dersom rektor er tilsatt ved valg.

4 Styrets arbeidsform

Styrets medlemmer skal få tilsendt dagsorden, saksfremlegg, vedlegg og forslag til vedtak 6 dager før styremøtet. Styremedlemmene må sette seg inn i sakene før styremøtet.
Behandlingen av sakene i styremøtet foregår muntlig, dersom styreleder ikke har bestemt annet.

5 Forholdet mellom styret og rektor

På vegne av styret har rektor det overordnede ansvaret for og ledelse av institusjonens virksomhet og fører tilsyn med denne. Rektor avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til styret kan komme sammen i møte.
Rektor kan gis fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte, og som ikke anses viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles.

Som styrets leder, er det rektor som gir uttalelse til media.

6 Forholdet mellom styret og direktør

Direktør er styrets sekretær, og skal etter samråd med rektor forberede og gi tilrådning i de saker som legges frem for styret.
Direktør er ansvarlig for iverksettelse av styrets vedtak, og er ansvarlig for at ressurser og eiendom disponeres i samsvar med de vedtak styret har fattet.

Direktør skal orientere styret om alle forhold knyttet til kunsthøgskolens virksomhet, som det er viktig at styret er kjent med.

7 Godtgjøring for styreverv

Styret skal i årets første styremøte fastsette styremedlemmenes godtgjøring.
Styret skal beslutte hvilket beregningsgrunnlag som skal legges til grunn for fastsettelsen av godtgjøringen.

8 Møteplan

8.1 ) I semesterets siste styremøte, fastsettes møteplan for neste semester.

8.2 ) Møteplanen skal inneholde

• Møtedag
• Møtetid
• Møtested

 

8.3 ) Dersom styremedlem, rektor eller direktør krever det, skal styreleder innkalle til styremøte.

8.4 ) Styreleder kan avlyse møte, eller endre møtedato dersom spesielle forhold tilsier det.

9 Innkalling og saksliste

9.1 ) Styreleder innkaller til styremøte og setter opp saksliste i samråd med direktør.
Det samme gjelder når det er fremsatt krav om innkalling jfr pkt 8.3.

9.2 ) Senest 14 dager før styremøte sender styreleder påminning om det forestående styremøte, med angivelse av møtetid og møtested.

9.3 ) Møteinnkalling og saksliste sendes ut til styremedlemmer, varamedlemmer samt hovedtillitsvalgte for tjenestemannsorganisasjonene med forhandlingsrett senest 6 dager før styremøtet.

9.4 ) Forslag om tilleggssaker eller endringer av saker må bekjentgjøres i god tid og senest tre dager før møtet.

9.5 ) Innkallingen skal inneholde:

    Hvem som er innkalt.
    Tid og sted for møtet.
    Saksliste med angivelse av hva som er orienterings-/referatsaker og hva som er vedtakssaker.
    Informasjon om hvem eventuelt forfall meldes til.

9.6 ) Sakslisten skal ha følgende faste punkter:

    Åpning/ formalia
    Orienterings-/referatsakersaker/studentinformasjon
    Styring
    Faglig virksomhet
    Økonomi
    Personal
    Eventuelt

9.7 ) Saksdokumentene publiseres på KHiB web.

Dette gjelder ikke saker som er underlagt taushetsplikt eller unntatt offentlighet.

9.8 ) Dokumenter som inneholder personopplysninger som er underlagt taushetsplikt sendes kun til de medlemmer og varamedlemmer som skal delta i behandlingen av saken.

10 Saksforberedelse og sekretæriat

10.1 ) Direktør skal sørge for skriftlig utredning av de saker han/hun legger fram for styret. Av saksframlegget skal det framgå hvem som har vært saksbehandler. Saksdokumenter som ikke er vedlagt saken, skal føres opp på saksframlegget.

10.2 ) Direktør skal i samråd med rektor utforme forslag til vedtak i fremlagte saker.

11 Møtedeltagelse, forfall, publikum

11.1 ) Medlemmene i styret har plikt til å møte dersom det ikke foreligger gyldig forfall.
Som gyldig forfall regnes sykdom, og gjøremål som styremedlemmet ikke kan avstå fra å delta i uten at det fører til betydelig personlig ulempe, ulempe for arbeidsplass eller har negative konsekvenser av samfunnsmessig art.

For representanter for høgskolens ansatte samt for studentrepresentanter regnes fravær fra møte på grunn av undervisning, forskning eller teknisk/administrativt arbeid normalt ikke som gyldig fravær. For studentrepresentanter er forfall på grunn av eksamen gyldig forfall.

11.2 ) Styremedlem som er i tvil om fravær er gyldig, tar spørsmålet opp med styreleder, som avgjør spørsmålet.

11.3 ) Forfall meldes så snart det er mulig til direktør, eller den person som direktør har delegert oppgaven til.

11.4 ) Direktør sørger for at varamedlem blir innkalt, i henhold til fastsatt rekkefølge.

11.4 ) Når varamedlem er innkalt, kan styremedlems melding om forfall ikke trekkes tilbake.

11.5 ) Dersom noen må forlate styremøtet før det er slutt på grunn av gyldig forfall, skal vedkommende i den grad det er mulig si ifra til møteleder før møtets start.

11.6 ) Første varamedlem for eksterne styremedlemmer, og varamedlem for rektor har møteplikt og talerett på styremøtene.

11.7 ) Dersom både rektor og prorektor har gyldig forfall, velger styret en settestyreleder som leder møtet. Valget administreres av direktøren.

11.8 ) Direktør har møteplikt, tale- og forslagsrett.
Direktørens medarbeidere kan fremlegge saker for styret på direktørens vegne. Medarbeiderne kan ikke delta i styrets drøftelse.

11.9 ) Styrets leder kan kalle inn andre sakkyndige og gi disse talerett, når det anses formålstjenlig.

11.10 ) Publikum har ikke talerett.

12 Møteledelse og saksbehandling i styremøtet

12.1) Rektor leder styrets møter, og har ansvar for at alle styremedlemmer får anledning til å uttale seg om den enkelte sak.

12.2 ) Møteleder avklarer om det er merknader til innkalling og saksliste og om det er saker til sakslistens pkt. 7.

12.3 ) Styret avgjør om saker utenom sakslisten skal behandles.

12.4 ) Sakene på sakslisten behandles i den rekkefølge de er satt opp, med mindre styret vedtar å endre rekkefølgen.

12.5 ) Styret kan vedta å utsette behandlingen av en sak på den utsendte sakslisten. Forslag om å utsette en sak må begrunnes.

12.6 ) Styremøtene gjennomføres for åpne dører.

Saker som er underlagt taushetsplikt i medhold av lov eller forskrift, behandles alltid for lukkede dører.

12.7 ) Styret kan vedta at bestemte saker skal behandles for lukkede dører.
Behandlingen av sak etter første setning skjer for lukkede dører.

12.8 ) Faste observatører, prorektor og direktørens medarbeidere kan være til stede når saker behandles i lukket møte, så fremt ikke inhabilitet gjøres gjeldende.

12.9 ) Hvert styremedlem kan fremsette alternativt forslag til vedtak, eller forslag til endring av direktørens innstilling. For å unngå tvil om rett ordlyd i endringsforslaget, må den som fremsetter dette levere skriftlig forslag til møteleder.

12.10 ) Før det stemmes over forslag, skal møteleder referere de forslag til vedtak som foreligger. Møteleder foreslår hvordan det skal stemmes over de fremsatte forslagene.

12.11 ) Alle styremedlemmene må avgi stemme. Vedtak avgjøres ved alminnelig flertall, dersom ikke annet er bestemt i universitets- og høyskoleloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, er styreleders stemme avgjørende.

13 Vedtaksførhet

Styret er vedtaksført når mer en halvparten av medlemmene er tilstede og avgir stemme.

Styret selv beslutter om styremedlem i ekstraordinære tilfeller kan delta i styremøte og avgi stemme ved bruk av telefon - eller videokonferanse.

14 Møtebok

14.1 ) Det skal føres møtebok fra hvert styremøte.

Møteboken skal inneholde :

    Dato for møtet
    Hvem som var tilstede
    Hvem som hadde forfall.
    Medlemmers fravær under enkeltsaker, og fratredelse som inhabil
    Hvilke saker som ble behandlet
    Vedtak truffet av rektor i hastesaker og på fullmakt fra styret
    Endringsforslag til den enkelte sak, med angivelse av hvem som har fremsatt forslaget.
    Hvordan enkeltmedlem har stemt, når styremedlem krever dette.
    Vedtak, stemmeforklaring og protokolltilførsel

10. Hvor mange stemmer det enkelte forslaget har fått

14.2 ) Som hovedregel er vedtak i saker som er unntatt offentlighet, også offentlig og skal refereres i den ordinære møteboken. Dette gjelder imidlertid ikke for saker som gjelder enkeltstudenter og ansatte, som unntas fra offentlighet av hensyn til personvernet. For vedtak i slike saker skal det føres egen møtebok som er unntatt fra offentlighet.

14.3 ) Etter styremøtet får styremedlemmene møteboken til godkjenning. Eventuelle merknader meldes tilbake til direktør.
Dersom det ikke er fremsatt merknader innen 8 dager er møteboken godkjent.

14.4 ) Ved endringer sendes endret møtebok ut til styremedlemmene på nytt med ny merknadsfrist.

14.5 ) Møteboken skal underskrives av møteleder og direktør.

15 Offentlighet

15.1 ) Saksdokumentene som styret skal behandle er offentlige med mindre saken er unntatt offentlighet med hjemmel i lov. Hjemmel for å unnta saken for offentlighet skal føres på saksframlegget

Dokumentene som skal behandles i styret er offentlig når de er sendt til
styremedlemmene.

15.2 ) Dokumenter som er underlagt taushetsplikt eller som er vedtatt unntatt fra offentlighet skal merkes tydelig.

16 Taushetsplikt

16.1 ) Styrets medlemmer har taushetsplikt i medhold av forvaltningslovens §§ 13 - 13e jfr uhl § 7-6.Brudd på taushetsplikten kan medføre straffansvar jfr strl § 121.

16.2 ) Medlemmer av styret har ikke anledning til å kopiere dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger.
Dokumenter med taushetsbelagte opplysninger skal innleveres til direktør ved møtets slutt.

17 Habilitet

Det enkelte medlem skal selv vurdere egen habilitet.

Øvrige styremedlemmer har plikt til å gjøre oppmerksom på slike forhold dersom medlemmet ikke gjør dette selv.

Tvilsspørsmål tas opp i styret.
Medlemmet skal fratre møtet under styrets behandling av habilitetsspørsmålet.

Inhabilt medlem skal ikke delta i behandlingen av den aktuelle saken, men kan delta i øvrige saker.